Entscheidungshilfe für Office 365

Office 365 Deutschland besticht durch besonders strenge Richtlinien in Datenschutz und Compliance und als zusätzliche Kontrollebene. Was passt jedoch besser zu Ihrem Unternehmen: Office 365 oder Office 365 Deutschland? Die geografische Verteilung von Mitarbeitern, Konnektivität zur Cloud, lokaler Support und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern spielen eine wichtige Rolle bei der Wahl des Cloud-Angebots.

 

Office 365

Office 365 Deutschland

1. Standort der Mitarbeiter - Von wo arbeiten die meisten Ihrer Mitarbeiter?

  • Über mehrere Regionen verteilt?
  • Globales Netzwerk und hochgradig verteilte Infrastruktur
  • Technischer Support 24/7 von globalem Expertennetzwerk in 17 Sprachen
  • In Europa zentralisiert?
  • Eigenständiges Netzwerk deutscher Rechenzentren
  • Technischer Support aus Deutschland 24/7 in Deutsch und Englisch

2. Standort der Geschäftspartner - Wo befinden sich Ihre internen und externen Geschäftspartner?

  • Über mehrere Rechenzentrumsregionen verteilt?
  • Alle hybriden Szenarien und aktuelle mandanten-übergreifenden Szenarien
  • Globale Cloud-Fähigkeit
  • Lokal oder in der Microsoft Cloud Deutschland?
  • Die meisten hybriden Szenarien und mandanten-übergreifenden Szenarien
  • Souveräne Cloud-Überlegungen

3. Standort der Kundendaten - Wo müssen Sie Ihre Daten laut gesetzlichen Vorgaben aufbewahren?

  • Speicherung der Kundendaten innerhalb der EU?
  • Kein genereller Zugang zu Kundendaten
  • Integrierte Sicherheit und führend bei den Compliance-Standards
  • Speicherung der Kundendaten in Deutschland?
  • Zugangskontrolle über einen deutschen Datentreuhänder
  • Alle Sicherheits- und Compliance-Standards von Office 365

 

Zusätzliche Faktoren

  • Aufgrund des zusätzlichen Nutzens wird Office 365 Deutschland zu einem höheren Preis als das Office 365 angeboten.
  • Microsoft bietet keine automatische Migrationen zwischen der Microsoft Cloud Deutschland und anderen Rechenzentrumsregionen.
  • Office 365 Deutschland unterstützt ausschließlich sicherste Authentifizierungsprotokolle.
  • Die Speicherung aller Daten erfolgt ausschließlich in Deutschland, weshalb Yammer nicht in der Microsoft Cloud Deutschland verfügbar ist.
  • Einige Funktionen werden erst nach der globalen Verfügbarkeit von Office 365 Deutschland bereitgestellt – und/oder erst zu einem späteren Zeitpunkt als in den globalen Rechenzentrumsregionen zur Verfügung stehen.

 

Office 365 Deutschland im Fokus

Office 365 wurde von Grund auf entwickelt, um Sicherheit auf Unternehmensniveau, Datenschutz und Compliance zu bieten. Das souveräne Cloud-Angebot steht allen Unternehmen und Partnern in EU/EFTA zur Verfügung und zeichnet sich durch physisch und logisch getrennte Instanzen von Microsoft Azure, Office 365 und Dynamics 365 aus. Alle Kundendaten und erforderlichen unterstützenden Systeme werden in zwei deutschen Rechenzentren vorgehalten und der Datenaustausch zwischen den Rechenzentren erfolgt über ein privates, vom Internet getrenntes Netzwerk. Ein deutscher Datentreuhänder alleine agiert unter deutschem Recht und hat die Kontrolle über den Zugang zu den Kundendaten, soweit der Zugang nicht vom Kunden selbst ausgeht. Durch die oben aufgeführten Eigenschaften der Microsoft Cloud Deutschland können sich Einschränkungen ergeben, wenn Unternehmen über diese vordefinierten Grenzen hinaus operieren. 

Office 365 Deutschland bietet speziell Unternehmen mit besonders strengen Richtlinien bei Datenschutz und Compliance eine zusätzliche Kontrollebene.

 

Modelle der Zusammenarbeit

Eine mögliche Zusammenarbeit besteht u.a. zwischen einem Office 365 Deutschland Mandanten und...

  • Hybrid (On-premises) - Hybrides Szenario mit einer On-Premise-Umgebung innerhalb der Organisation
  • Geschäftspartner (On-premises) - Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, die über eine On-Premises-Umgebung verfügen
  • Office 365 Deutschland Mandant - Zwei Umgebungen innerhalb der Microsoft Cloud Deutschland
  • Office 365 (globaler Mandant) - Zusammenarbeit zwischen Deutschland und Office 365 Europa

 

Deutscher Datentreuhänder

Bei der Microsoft Cloud Deutschland führt ein namhafter deutscher Datentreuhänder selbst alle Handlungen oder Aufgaben durch, für die Zugang zu Kundendaten erforderlich ist, oder überwacht diese. Mithilfe der Role Based Access Control (RBAC)-Tools wird der Zugang zu Kundendaten kontrolliert. Ausschließlich der deutsche Datentreuhänder hat die Kontrolle über den Zugang zu Servern mit Kundendaten. Mitarbeiter von Microsoft haben keinerlei Rechte, um Zugang auf Kundendaten zu gewähren. Zugang zum Aufspielen von Software-Updates durch Microsoft muss vom deutschen Datentreuhänder gewährt werden. Tools zur Überwachung des Services haben keinen Zugang zu Kundendaten wie z.B. Emails und Anhänge, Aufgaben und To-do-Listen, Kalender, Termine, Kontakte und Notizen, Dokumente und Fotos oder Kundenchat- bzw. Sprachnachrichten.

 

Zugangskontrolle & Lockbox-Prozess

Lockbox in Office 365 Deutschland ist eine Managementsystem für die Zugangskontrolle. Die wichtigsten Schritte bei Zugangskontrollen:

  • Genau definierter Zugang mit geringsten Rechten
  • Just-in-time-Zugang für begrenzte Dauer
  • Zugang nur nach Genehmigung durch den Datentreuhänder
  • Für jeden Zugang sind Überwachungsprotokolle erhältlich

Erweiterter Lockbox-Prozess für Kunden zur Genehmigung des Zugangs zu Kundendaten durch Microsoft-Mitarbeiter:

  • Kunde kontrolliert die Freigaben für den Zugang von Microsoft-Mitarbeiter
  • Genau definierter Zugang mit geringsten Rechten
  • Just-in-time-Zugang für begrenzte Dauer
  • Zugang nur nach Genehmigung durch den Datentreuhänder und den Kunden
  • Für jeden Zugang sind Überwachungsprotokolle erhältlich

 

Service & Support

Office 365 Deutschland beinhaltet in Deutschland basierten technischen Support rund um die Uhr und an sieben Tagen die Woche auf Deutsch und Englisch. Wo zusätzlicher Support benötigt wird, können Support-Mitarbeiter zu weiteren Spezialisten außerhalb von Deutschland eskalieren. Bei Tools und Prozessen werden Änderungen eingeführt, um den Datenschutzvorgaben und Beschränkungen von Office 365 Deutschland Rechnung zu tragen. Der Zugang zur Plattform oder zu Systemen die Kundendaten enthalten, steht unter Kontrolle des Datentreuhänders. Die Antwortzeiten, Support-Level und -Pläne für Office 365 Deutschland richten sich nach dem globalen Office 365-Angebot.

 

Fazit

Die Entscheidung für eines der beiden Angebote - Office 365 oder Office 365 Deutschland - hängt von den im Unternehmen definierten Richtlinien und Strategien ab. Liegt ein Großteil des betrieblichen Fokus beispielsweise auf lokalen Geschäftspartnern und besonderen rechtlichen Aspekten, überwiegt der Nutzen der Microsoft Cloud Deutschland. Insbesondere folgende Faktoren unterscheiden sich zur globalen Office 365 Lösung: höhere Preise aufgrund der Datentreuhänderschaft, eingeschränkte Verbindungen zu anderen Microsoft-Rechenzentrumsregionen und spätere Verfügbarkeit von neuen Funktionen.

Die Entscheidung für eine der beiden Office 365 Lösungen ist aus den oben genannten Gründen nicht ganz einfach. Sie sollte immer, die Arbeitsweise des Unternehmens und dessen Sicherheitsanforderungen berücksichtigen.

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