Tägliche Terminabsprachen können schwierig sein, da bei der Terminfindung freie oder gebuchte Zeiten der Teilnehmer oftmals unbekannt sind. Für geschäftliche Meetings werden Terminvorschläge meist per E-Mail-Nachricht versendet - oder ein konkreter Termin - in der Hoffnung, dass dieser Termin bei allen Teilnehmern passt. Eine einfache und schnelle Terminfindung unterstützt Microsoft FindTime in Outlook via Office 365.
Im privaten Bereich ist beispielweise Doodle ein beliebter Onlineplaner, um den Teilnehmern per URL-Einladung mehrere Terminvorschläge zu unterbreiten. Bei der klassischen Terminfindung in Unternehmen erhalten alle Teilnehmer ihre Einladungen per E-Mail. Der Organisator wartet auf jeweilige Rückmeldungen und in den meisten Fällen kommunizieren alle Beteiligten per E-Mail mehrmals untereinander. Durch diese Weise der Abstimmung entstehen häufig Missverständnisse und Fehler, wodurch wichtige Termin-Informationen verloren gehen. Insbesondere im Projektbereich ist die Aufgabe des Terminmanagements ein wichtiger Bestandteil bei der reibungslosen Planung und Umsetzung.
Entwicklung und Verfügbarkeit von Microsoft FindTime
Für den geschäftlichen Bereich hat Microsoft die Lösung FindTime entwickelt und Ende des Jahres 2015 als Add-On für Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt. Anfangs war Microsoft FindTime ein Garage- Projekt, welches im Oktober 2017 als Online-Lösung in Office 365 integriert wurde. Die Funktion ist aktuell in allen Microsoft Tenants des „First Release“ verfügbar. Office 365 Kunden mit der First Release-Option ermöglicht Microsoft die Nutzung neuer Produktupdates und -features, sobald diese verfügbar sind.
Tägliche Nutzung von Microsoft FindTime
Mittels der neuen Funktion FindTime lassen sich Besprechungszeiten mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern innerhalb oder außerhalb des Unternehmens effizient abstimmen. Um an Terminabstimmungen teilzunehmen, müssen die gewünschten Teilnehmer nicht zwingend ein Office 365 oder Microsoft Konto besitzen.
Zur Erstellung einer Terminabstimmung ist die Anmeldung am Office 365 Konto und in Outlook Online erforderlich. Aktuell steht FindTime ausschließlich in Outlook Online zur Verfügung. Bei neuen Terminen lässt sich die Funktion „Über eine Besprechungszeit abstimmen“ in der Kalender-Ansicht auswählen. Eine FindTime Abstimmung ermöglicht die Definition unterschiedlicher Zeiten, die Auswahl der Personen und des Ortes. Im Anschluss erhalten alle Teilnehmer eine E-Mail-Benachrichtigung und einen Link zur Online-Abstimmung. Der Einladungslink erfordert keine Anmeldung und öffnet direkt die Terminabstimmung.
Einheitliche Terminübersicht
Haben alle Teilnehmer ihre Stimme abgegeben, schlägt FindTime eine passende Zeit vor. Sofern alle Beteiligten der gleichen Zeit zustimmen, erfolgt der automatische Versand der Besprechungseinladung. Andernfalls lässt sich die Abstimmung individuell überarbeiten und beispielsweise um weitere Zeitvorschläge erweitern.
Fazit
Das neue Microsoft FindTime in Outlook Online bietet eine praktikable und einfache Funktion für das gesamte Unternehmen um Termine effizient zu managen, ohne zeitaufwendige E-Mail-Kommunikation.
