Der Trugschluss der Multitasking-Kultur

Es klingt verlockend: Mehr Aufgaben gleichzeitig in Angriff nehmen bedeutet schneller ans Ziel zu kommen. Doch in der Praxis passiert genau das Gegenteil. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter zwischen Aufgaben wechselt, geht Zeit verloren: Durch Neuorientieren, durch Wartezeiten auf Kollegen oder durch Fehler, die unter Zeitdruck passieren. Dieser ständige Wechsel führt zu einer sinkenden Effizienz, steigender Frustration und letztendlich zu verzögerten Ergebnissen.

Höherer Durchsatz ohne zusätzliche Ressourcen

Statt die Anzahl paralleler Aufgaben zu maximieren, sollte auf einen kontinuierlichen Arbeitsfluss gesetzt werden. Hier kommt ein entscheidendes Prinzip ins Spiel: Die Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben. Organisationen, die dies umsetzen, erleben oft eine drastische Verbesserung in ihrem Durchsatz – also der Geschwindigkeit, mit der Arbeit abgeschlossen wird.

Dieses Prinzip basiert auf der „Theory of Constraints“, einem Konzept, das besagt, dass jedes System eine Engpassstelle hat, die den gesamten Fluss limitiert. Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung sind, entsteht Stau – vergleichbar mit einer überfüllten Autobahn. Wird der Verkehr begrenzt, fließt er reibungsloser und schneller. Genau dasselbe gilt für Arbeitsprozesse: Weniger parallele Arbeit bedeutet, dass Aufgaben schneller abgeschlossen werden und weniger Verzögerungen auftreten.

Begrenzung der parallelen Arbeit

Hier setzt eine bewährte Methode an: Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits). Diese definieren eine maximale Anzahl an Aufgaben, die ein Team oder eine Abteilung gleichzeitig bearbeiten darf. Dadurch wird sichergestellt, dass der Arbeitsfluss optimiert und Engpässe schneller sichtbar werden. Teams können effizienter arbeiten, indem sie sich auf wenige Aufgaben konzentrieren und diese schneller abschließen, statt zu viele Dinge auf einmal anzufangen und sich zu verzetteln.

Erfolgreich mit der richtigen Methode

Doch wie setzt man das in der Praxis um? Eine der effektivsten Methoden zur Steuerung von WIP-Limits ist Kanban. Kanban hilft Teams, den Arbeitsfluss zu visualisieren, Engpässe zu identifizieren und gezielt zu steuern. Organisationen, die auf Kanban und WIP-Limits setzen, erleben oft eine signifikante Verbesserung in der Produktivität und eine Reduzierung von Verzögerungen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihr Unternehmen mit WIP-Limits effizienter machen und Kanban optimal nutzen, besuchen Sie eines unserer Kanban-Trainings. Lernen Sie, wie Sie Ihre Prozesse optimieren, Engpässe eliminieren und die Produktivität Ihres Teams nachhaltig steigern können.